Управление ремонтами: трудно, но выгодно

25 апреля 2006

Cnews

Оригинал статьи


Доля затрат на тех. обслуживание на предприятии составляет 10-50% себестоимости продукции. Внедрение систем управления ремонтами - сложная задача, но при ее успешном решении можно сэкономить действительно много. На вопросы CNews о перспективности управления ремонтами отвечает директор по развитию Компании "Деснол Софт" Сергей Овчинников.

CNews: Почему вы считаете актуальной для российских предприятий тему управления ремонтами? Ведь это дополнительные затраты?

Сергей Овчинников: Россия быстро догоняет развитые страны по использованию современных концепций управления. Для ряда должностей уже стали стандартом требования профильного бизнес - образования. Тем не менее, почти в каждом промышленном холдинге или предприятии остается область, не охваченная должным вниманием: речь идет о службе технического директора или главного инженера. В то же время доля затрат в себестоимости продукции на тех. обслуживание и ремонты составляет 10-50%. А коэффициент использования оборудования часто не превосходит 60%, тогда как в развитых странах он составляет 85% и более. И дело здесь не только в большом износе основных средств производства. Повышение эффективности владения активами может принести осязаемое увеличение прибыли предприятия на 10-30%.

Как правило, руководитель осознает проблематику ремонтов, и понимает, что бюджет на ремонты – бочка без дна, поэтому старается его минимизировать. При этом он исходит из гипотезы, что если все сделать с учетом всех технических требований и пожеланий главного инженера, то бюджет на обслуживание и ремонты резко возрастет. Тем самым формируется некое "управленческое табу": "вот вам лимит, и сделайте так, чтобы все работало, а я не вмешиваюсь в вашу деятельность". Между тем, эта гипотеза неверна. Существуют подходы, когда правильная организация управления ремонтами и обслуживанием приводит к сокращению затрат и росту эффективности. "Молодые" бизнес-структуры и технические службы просто еще не научились говорить на одном языке.

В результате технические службы мало занимаются обслуживанием оборудования, а в основном в "пожарном" режиме устраняют его отказы. Хотя по документам все проводится в полном объеме.

CNews: Но это же большие техногенные риски. Можно подробнее об этом?

Сергей Овчинников: Пожалуйста. Очень распространенная ситуация на предприятиях: бюджет на ремонты и обслуживание оборудования запланирован "в обрез". Средства на внеплановые ремонты часто вообще не закладываются. Что делать главному инженеру в случае поломок? Затраты на восстановление списываются из статей на техническое обслуживание (ТО). Соответственно, плановые ТО делаются в меньшем объеме. Число поломок возрастает. Средства на плановые ТО опять уменьшаются. Порочный замкнутый круг! И так до кап. ремонта, где мы получаем внушительную дефектную ведомость, после чего цикл начинается сначала. Естественно, контролирующие государственные органы делают свое дело – по документам все ТО проведены, документы оформлены. Без этого эксплуатация оборудования становится крайне рискованным делом для руководящих технических работников: в случае аварии или травмы персонала им грозит уголовная ответственность.

CNews: Но если снизить техногенные риски за счет своевременных ТО, да еще внедрить систему автоматизации, мы же однозначно увеличим затраты?

Сергей Овчинников: Вовсе нет. Управление начинается с учета. Сегодня учет "на бумаге" практически не применим – это сотни килограммов документации даже для небольшого предприятия: паспорта на оборудование, материалы, сметы на работы, договорная документация, карточки основных средств в бухгалтерии. Логично, что на предприятиях стали внедряться специальные системы. Основные цели внедрения таких систем как раз и были учет и сокращение затрат на обслуживание, сокращение простоев. Системы развивались в сторону управления всем жизненным циклом оборудования, автоматизации снабжения, интеграции с системами АСУТП, системами автоматизации проектирования, системами управления предприятием.

Но само по себе внедрение системы не даст большого эффекта, лишь наведет порядок в учете технической документации. Необходимо сразу проводить оптимизацию работ по ремонтам и обслуживанию. За счет чего можно снизить затраты?

Первое: нормы на проведение работ. На многих предприятиях отсутствуют нормативы в полном объеме, а отраслевые есть лишь частично. В нашей практике были случаи, когда нормативные затраты снижались на 50%. Справедливости ради стоит сказать, что были и обратные случаи. Все равно систему норм придется восстанавливать рано или поздно.

Второе: оптимизация закупок. Если в тендерном комитете одни технические специалисты, выбирается дорогое, не всегда оправданное для бизнеса оборудование. Если технических специалистов нет, то выбирается дешевое, но дорогое в обслуживании.

Третье: оптимизация технических решений. Часто на предприятиях используются технологические схемы, запроектированные и реализованные несколько десятков лет назад. Современные решения имеют более высокий КПД и более дешевы в эксплуатации, в том числе за счет увеличения времени межремонтного пробега. Стоит рассмотреть наиболее затратные узлы с этой точки зрения. Модернизация может окупиться за 1-2 года.

Четвертая: оптимизация складских запасов. Несмотря на изношенные фонды, часто на складах предприятий лежит оборудование, закупленное в разное время, но по разным причинам не введенное. Например, когда-то отказались от проекта или от эксплуатации, а принять на себя решение об использовании "не по назначению" техническая служба не в праве или не имеет желания. (Оборудование могло морально устареть.) Опять же, в нашей практике бывали случаи, когда стоимость таких "замороженных" средств составляла 50% от годового бюджета на ремонты. Из-за особенностей бухгалтерского учета (наличие цеховых складов, перемещение на которые в некоторых случаях происходит одновременно со списанием в производство) собственник может просто не видеть такого оборудования в учете.

Есть еще много способов быстрой окупаемости, которые можно применить для конкретного предприятия. Средняя окупаемость успешного проекта составляет от одного года до двух лет. Но бывает и несколько месяцев.

CNews: Что дают такие проекты с точки зрения финансового результата?

Сергей Овчинников: Обычно сокращение затрат на поддержание работоспособности и владения оборудованием составляет 15-25%, значительно увеличивается эффективность использования активов, начинает изменяться их структура. Технические службы начинают уделять большое внимание вопросам эффективности.

CNews: Все эти факторы интересны акционерам предприятия. А будет ли техническая служба заинтересована так же и кто вообще будет "союзником" проекта?

Сергей Овчинников: Проект выгоден всем службам предприятия. Акционеры получают прозрачность и обоснованность затрат, повышение отдачи активов, снижение технологических рисков, оптимизацию запасов и затрат, увеличение прибыли. Выгоды для технической службы - наведение строгого учета в технической документации, простота планирования графиков и работ, простота контроля работ, наличие нормативов, облегчающих контроль и планирование, обоснованность предложений в понятной финансовым менеджерам форме: наличие информации позволяет получить необходимую финансовую информацию. Плюс к этому - сокращение простоев ремонтных служб и упрощение работы с остальными службами: финансовой, бухгалтерской, МТО.


Сергей Овчинников: Проекты стали значительно доступнее с появлением решения на базе платформы "1С: Предприятие 8.0

Для бухгалтерии заметным подспорьем является своевременное получение необходимых документов с нужным уровнем аналитики, снижение нагрузки в целом. Экономические службы получают повышение точности и "прозрачности" бюджета на ремонты и обслуживание, возможность разнесения затрат по центрам финансового учета. Для ИТ-подразделения главные выгоды от проекта – это уменьшение количества программного обеспечения (часто подразделения используют локальное ПО), в том числе за счет использования одного ПО как для автоматизации управления ремонтами, так и для организации работы самой ИТ-службы. Обычно такое ПО также содержит модуль управления ИТ-услугами, в частности Service Desk.

Чтобы реально оценить результаты проекта, необходимо сразу определить (пусть в первом приближении) ключевые показатели работы технических служб, поставить реальные сроки перехода на утвержденные показатели, определить ключевые этапы проекта и ожидаемые результаты, периодически осуществлять мониторинг проекта. Естественно, правильный выбор системы автоматизации управления ремонтами имеет большое значение для успеха проекта.

CNews: Каковы основные функции систем управления ремонтами и активами?

Сергей Овчинников: Как правило, системы реализуют ведение базы оборудования, паспортов, с ведением категорий оборудования по степени последствий для производства, экологии, безопасности; формирование графиков обслуживания и ремонтов, смет, потребности в МТО; строгий учет работ: работы должны выполняться в соответствии с сформированными нарядами; учет складских запасов, материалов, учет договоров на поставку и сопутствующей документации; интеграцию с системой бухгалтерского учета - что значительно снизит нагрузку на учетный персонал и повысит точность и своевременность учета.

Внедрив систему, мы получим реальный бюджет на обслуживание, с высокой точностью планирования; автоматическое формирование графиков ремонтов и обслуживания, генерацию нарядов на работы; повышение технологической дисциплины; план МТО, с графиком потребностей и реальных поставок; учет надежности и всех затрат в разрезе каждого типа оборудования; реальное управление активами предприятия, используя информацию об оборудовании на всем жизненном цикле: от проектирования и покупки – до списания. Естественно, этапность проекта индивидуальна для каждого предприятия, соответствует его стратегии и подходам к организации ремонтов и обслуживания. В отдельных случаях можно ориентироваться на МТО, минимизацию складских запасов, сокращение "незавершенки", где-то делается акцент на минимизацию стоимости обслуживания одновременно с модернизацией или сокращению технологических рисков или же времени простоев.

CNews: Насколько высока стоимость проекта управления активами?

Сергей Овчинников: Смотря как подходить к проекту. Стоимость проектов обычно от нескольких сотен тысяч долларов до 2-3 миллионов для крупных структур. Чтобы рассчитать эффективность проекта, необходима информация, а ее нет в доступном для анализа виде, нужна автоматизация. Получаем замкнутый круг. Это сильно усложняет принятие решения. Но теперь такие проекты стали значительно доступнее с появлением решения на базе платформы "1С" 8.0. К сожалению, до сих пор среди крупных предприятий отношение к данной платформе не является серьезным, хотя ей вполне под силу решать такие задачи. Функции "тяжелых" решений далеко не всегда используются на практике. Редко использование функционала таких систем превышает 40%. К тому же опыта внедрений в России не так много – тема достаточно новая даже для развитых стран, современные концепции сформированы уже в нашем веке, а программное обеспечение не старше нескольких лет!

Стоимость решения складывается из стоимости консультантов, программного обеспечения, стоимости интеграции и обслуживания. В случае выбора решения на платформе "1С" стоимость проекта снижается за счет: стоимости консультантов – для "1С" затраты будут в два раза ниже; стоимости программного обеспечения - решение на "1С" будет в десятки раз дешевле; стоимости интеграции: "1С" – открытая платформа, число проектов по интеграции исчисляется тысячами, а современные системы АСУТП поддерживают основные протоколы; стоимости внесения изменений и дальнейшего обслуживания - здесь "1С" нет равных в России: специалиста можно найти во всех городах России, доступная стоимость обучения. За счет жесткой конкуренции на рынке "1С" стоимость работы специалиста сравнительно низка.

Решения по управлению активами и ремонтами не являются "сильно интегрированными" с другими системами: для получения информации от датчиков при планировании ремонтов "по состоянию" надо не так много информации, для хранения "продвинутой" проектной документации начинают все чаще использовать специализированные системы. К тому же сопровождение сильно интегрированных решений обходится значительно дороже, а целесообразность такой интеграции является большим вопросом, даже для западных предприятий.

На сегодняшний день нами реализован в "1С" следующий функционал: ведение реестра оборудования, паспортов, материалов; формирование, ведение и контроль графиков ремонтов, поверок, обслуживания, в том числе схема "ремонты по состоянию"; формирование и контроль нарядов на работы; ведение смет на ремонты; бюджетирование ремонтов; формирование плана закупок МТО; ведение первичной документации: договоры на работы, поставку оборудования; возможность интеграции с бухгалтерской системой; формирование необходимой отчетности. Тем не менее, если у предприятия есть веские основания выбрать "тяжелую" платформу, то решение на базе "1С" 8.0 может быть прекрасным макетом или прототипом, позволяющим построить все процессы, существенно снизить проектные риски.

Выбор платформы, конечно, не определяет стратегию внедрения. Необходимо провести анализ вариантов увеличения эффективности, понять ключевые точки "приложения сил", выявить места скорейшей отдачи. Проведение двух-трех "мозговых штурмов" позволяет запустить механизм, при котором большое число сотрудников "включается" в процесс оптимизации затрат и увеличения отдачи активов. Часто на совещаниях звучат вопросы "А почему мы раньше не делали так?". Были случаи окупаемости проекта еще до установки системы: ликвидировали 50% складских помещений и внимательно проанализировали результаты инвентаризации. В результате сэкономили еще и на автоматизации этих складов, уменьшили число рабочих мест и ускорили проект.

CNews: На что следует обратить внимание ИТ-службе при внедрении системы управления ремонтами?

Сергей Овчинников: С точки зрения автоматизации проекты являются достаточно объемными. В то же время, вопросы по организации процессов, в силу большого влияния контролирующих органов, решаются проще. Проще найти "союзников" проекта, часто достаточно объяснить функционал системы.

Если выбрать платформу "1С", проект получается не столь затратным, особенно на первой, самой рискованной стадии. Что тоже облегчает принятие решения о запуске проекта. После подготовки концепции и технического задания остро встают вопросы готовности нормативной документации: паспортов на оборудование, наличие нормативов. Здесь необходима тесная работа с технической службой предприятия.

Разумно привлечь консультанта как на стадии подготовки процессов: получить определенный опыт, как наиболее просто построить работу и сформировать нормативную базу. Как правило, ресурсов технических служб просто не хватает на формирование столь огромной базы. Следует обратить внимание на общую подготовку пользователей: технические службы часто не избалованы передовыми технологиями и больше работали с системами АСУТП, чем с управленческими системами. В ходе проекта часть работы, выполняемой бухгалтерией и МТО, перейдет в техническую службу, что будет разумно, но окажется новой задачей для технического персонала. С другой стороны, работа с другими службами предприятия станет более прозрачной и простой. Специалистам отделов АСУ не стоит пугаться новых терминов и пользователей, технические службы очень быстро станут союзниками проекта.

Наша Компания "Деснол софт" проводит регулярные семинары на тему управления ремонтами. Ближайший состоится 18 мая, приглашаем всех заинтересованных!

Мы помогаем бизнесу
быть эффективным!