Торговый двор «Аникс»

Уникальность и инновационность проекта

Особенностью проекта является то, что он реализован в холдинге с распределенной инфраструктурой — это 274 магазина, 5 распределительных центров, 2 производственных участка, офис, городские объекты (компания софинансирует и занимается обслуживанием около 10 городских объектов — это баскетбольная площадка, система освещения на одной из улиц, «дорога здоровья», лыжероллерная трасса, фонтан, лыжная база). Таким образом, масштабные изменения затронули целый ряд подразделений торговой компании, которая при этом не могла остановить свои производственные, логистические, учетные и управленческие процессы ни на минуту.

Решения, реализованные в ТД «Аникс», могут быть использованы для широкого круга компаний, что подтверждает масштабируемость проекта для различных типов организаций и бизнес-моделей.

1. Этот проект — один из первых опытов реализации комплексного ESM-подхода для управления сервисом и активами на платформе 1С в ритейле. Enterprise Service Management (ESM) означает управление услугами внутри предприятия — по сути, это распространение принципов сервисного подхода, принятого в ITSM, на подразделения компании, не связанные с ИТ. В результате применения ESM-подхода в «Аниксе» создана по-настоящему единая цифровая среда, основной которой является решение Итилиум. Что это означает?

• На базе сервис-деск Итилиум, разработанного «Деснол Софт» (сейчас решение называется 1С:ITILIUM), автоматизированы процессы управления услугами, которые по принципу «одного окна» предоставляют 12 сервисных служб холдинга и 10 подрядных организаций (это услуги по ИТ- и технологическому оборудованию, заказу автотранспорта, бухгалтерские услуги и др.) Разработано и внедрено собственное мобильное приложение, интегрированное с системой Итилиум, с помощью которого обрабатываются обращения, формируются электронные акты выполненных работ по ремонту оборудования и электронные акты сервисного обслуживания, проводится сведение остатков расходных материалов у исполнителей в режиме онлайн, проводится проверка безопасности магазинов по электронным чек-листам.

• Кроме того, автоматизирован процесс учета и управления активами холдинга (23 000 конфигурационные единицы). Построенная система выступает инструментом для снижения затрат на эксплуатацию оборудования и единой точкой ввода информации по активам: актуальность данных обеспечивается за счет интеграции с бухгалтерскими системами. В результате бухгалтерам не нужно дублировать эту информацию в своих базах, они получают данные через SD Итилиум.

• Артефакт: в системе работают не только ИТ-специалисты, но и люди, далекие от информационных технологий — электрики, слесари, сотрудники магазинов, водители и пр. В ходе проекта удалось мягко преодолеть их сопротивление и страх перемен — за счет вовлечения сотрудников в проектную деятельность, личный пример лидеров проекта и обучение.

2. Ряд находок, сделанных в рамках проекта, обогатил типовой продукт, подход к ведению учета в системе и проектную технологию интегратора — компании «Деснол Софт».

• Одна из собственных доработок системы — электронные чек-листы для проверки магазинов на безопасность. За счет этого цифрового инструмента обеспечивается безопасность покупателей и сотрудников магазинов розничной сети. Функциональность универсальных электронных чек-листов вошла в планы развития типовой конфигурации 1С:ITILIUM, созданной на основе решения Итилиум.

• Нестандартный подход к учету оборудования в системе — конфигурационная единица представлена в виде компоненты, которая выполняет определенную роль в бизнес-процессе, а актив — как физическая сущность, которая в этом процессе участвует.

• По итогам проекта интегратор проекта «Деснол Софт» внес изменения в типовую услугу по внедрению продукта — например, именно на этом проекте впервые была применена гибридная форма обучения. До этого инструкции по использованию системы готовились для пользователей лишь в текстовом формате и предназначались для ИТ-специалистов. Но в ходе проекта команда выяснила, что для сотрудников, незнакомых с ITSM, такой формат не работает, и тогда помимо текстовых инструкций стали создавать видеоролики, в которых рассказывалось, как работать в Service Desk. С тех пор подобную практику «Деснол Софт» использует и на других проектах: создаются гибридные материалы, разделяются тренинги для ИТ-специалистов и сотрудников, далеких от ИТ.

3. За счет расширения к системе Итилиум автоматизирован процесс заказа корпоративного автотранспорта. Как реализовано: создано расширение, добавлены необходимые реквизиты к документу, на их основании делается расчет стоимости поездки и трудозатрат. Как работает: заявка на поездку на корпоративном автотранспорте регистрируется в Итилиум, диспетчерская служба назначает водителя и после поездки указывает в наряде километраж или количество часов — эта информация отражается в путевом листе. При закрытии наряда автоматически формируется акт оказания услуг.

4. Высокие показатели удовлетворенности участников проекта — по результатам проекта создана книга с лучшими практиками и инсайтами ключевых участников проекта для сохранения знаний и полученного опыта внутри компании. 

Экономические результаты

• Сокращение времени оказания услуг в 4 раза

• Сокращение времени простоя оборудования на 30%

• Плановое снижение стоимости обслуживания проблемного оборудования на 1,2 млн руб./год (2,2 % от годового бюджета на обслуживание технологического оборудования )

• Сокращение трудозатрат на проверку безопасности магазинов: у исполнителя — на 30%, у диспетчера — полное исключение трудозатрат (32 часа в месяц)

• Сокращение получения отчетности по инцидентам — на 20 часов в месяц

Результаты проекта для заказчиков